వారు సమిష్టిగా తీసుకున్నప్పుడు పరిస్థితులలో తీసుకునే నిర్ణయాలు డాక్యుమెంటరీ నిర్ధారణ అవసరం. ఒక కార్యక్రమం యొక్క కోర్సును రికార్డు చేయడానికి అత్యంత సాధారణ మార్గం, ఒక రకమైన రికార్డును ఉపయోగించడం, ఒక ప్రోటోకాల్ వంటిది.
"ప్రోటోకాల్" అనే పదం అనేక అర్ధాలను కలిగి ఉంది - ఒక నిర్దిష్ట పరిస్థితిలో చర్యల కోసం ఏర్పాటు చేయబడిన విధానం మరియు సమావేశాలు, సమావేశాలు మరియు సమావేశాలు మరియు సమావేశాలు, చర్చలు మరియు నిర్ణయాలు తీసుకోవడం యొక్క స్థిరమైన పురోగతిపై డేటాను కలిగి ఉన్న ఒక అధికారిక అధికారిక పత్రం. ఇది వారి ఉద్దేశ్యంతో విభిన్న రూపాలను కలిగి ఉన్నట్లు పరిగణనలోకి తీసుకోవాలి. అద్దెదారుల యొక్క సమావేశం రికార్డు, ఉదాహరణకు, పరిశోధనా సంస్థల ప్రోటోకాల్ లేదా మరొక పర్యవేక్షక అధికారం కంటే కొంచెం విభిన్న వర్గం యొక్క పత్రం .
శాశ్వత / తాత్కాలిక కళాశాల సంఘాల సమావేశాలు (సంఘాలు, వాటాదారుల సమావేశాలు, నివాసితులు, డైరెక్టర్ల మండలి) తప్పనిసరి డాక్యుమెంటేషన్. సంస్థ లేదా సమూహం యొక్క ఛైర్మన్ తీసుకున్న నిర్ణయాన్ని బట్టి, సమావేశాల యొక్క నిమిషాలు పూర్తిగా (ప్రసంగాలు, చర్చలు, ప్రశ్నలు మరియు సమాధానాలు) లేదా సంక్షిప్త రూపాన్ని ఉంచవచ్చు. ఒక నియమం ప్రకారం, సమావేశంలో కార్యదర్శి లేదా ఇతర బాధ్యత గల వ్యక్తి పాల్గొన్న వారిచే అందించబడిన సంబంధిత పదార్ధాలను సేకరిస్తుంది మరియు వాటిని ఒకే పత్రంలోకి తెస్తుంది.
ఈ అధికారిక పత్రానికి సంబంధించిన అవసరాల కొరకు, నమోదు కొరకు సరైన విధానాన్ని నియంత్రించే రాష్ట్ర ప్రమాణంలో ఇవి సూచించబడతాయి. కాబట్టి, అద్దెదారుల యజమానులు లేదా ఇతర గ్రూపులు మరియు సంస్థల యొక్క ప్రతినిధుల యొక్క సమావేశానికి, పత్రం మరియు సంస్థ పేరుతో పాటుగా, ఈవెంట్ మరియు ఎజెండా తేదీ, ఛైర్మన్, కార్యదర్శి మరియు పాల్గొనేవారి యొక్క సమాచారం తప్పనిసరిగా సూచించబడ్డాయి.
క్లుప్తంగా సమాచారం యొక్క అవుట్లైన్ క్రింది ఉంది: విన్న - నటించింది (మరియు) - నిర్ణయించుకుంది / నిర్ణయించుకుంది. పేర్కొన్న సమాచారం యొక్క ప్రామాణికత చైర్మన్ మరియు కార్యదర్శి సంతకం చేసింది. అవసరమైతే, సమావేశంలో పాల్గొన్నవారు సమావేశపు నిమిషాల యొక్క పూర్తి కాపీని మరియు వాటి యొక్క ఏ భాగాన్నించి సారం పొందగలరు.
బహుళ సమాచార విభాగాలలో నివసిస్తున్న ప్రజల సమిష్టి సమావేశాల కోర్సును ప్రతిబింబించే సమాచార పత్రాల్లో కొన్ని సూక్ష్మజీవులు ఉంటాయి. ఈ సందర్భంలో, కార్యక్రమ రూపంలో ఉన్న డేటా (నిజానికి ఎజెండా అంశాలపై ప్రజల సేకరణ లేదా హాజరుకాని ఓటింగ్), అసలు చిరునామా మరియు వైశాల్యం ఉన్న ప్రాంతం యొక్క ప్రాంతం, ప్రస్తుతం ఉన్న వోట్లు మరియు వారి ఓట్లు తప్పనిసరిగా గృహయజమానుల సమావేశం యొక్క ప్రోటోకాల్లో చేర్చబడ్డాయి.
అదనంగా, పత్రానికి తప్పనిసరి అనుబంధం అనేది భాగస్వాముల యొక్క ఇంటిపేరు జాబితా (లేదా వారి ప్రతినిధులు) స్వాధీనంలో ఉన్న అపార్ట్మెంట్ యొక్క సంఖ్యను సూచిస్తుంది. అద్దెదారుల యొక్క అభిప్రాయం విరమణలో పొందబడినట్లయితే, అదనపు జాబితా వ్యక్తిపై ఉన్న సమాచారాన్ని మాత్రమే కాకుండా, అజెండాపై అన్ని అంశాలపై అతని నిర్ణయాలు కూడా సూచిస్తుంది. ఇది ఇంట్లో ఒక ప్రత్యేక ఆవరణను యాజమాన్యం లేదా స్వాధీనం చేసుకునే పత్రం గురించి, అదేవిధంగా అర్హమైన మరియు ఆమోదించబడిన రూపాల్లో (అంగీకరిస్తున్నారు, అసమ్మతిని, దూరంగా ఉండండి) అజెండాలో సూచించిన అంశాలపై ప్రతి పౌరుడి సంకల్పం గురించి కూడా సమాచారాన్ని కలిగి ఉండాలి. ఈ పరిస్థితితో మాత్రమే అద్దెదారుల సమావేశం యొక్క ప్రోటోకాల్ చట్టబద్దమైన శక్తిని కలిగి ఉంటుంది.